Digitalisierung Ihres Planungsprozesses – Auswahlprozess für State of the Art Softwaretools für Planung, Budgetierung und Forecasting

Foto von Marissa Grootes auf Unsplash, abgerufen am 03.07.2024.

Ausgangssituation

Themen rund um „Big Data“, “Predictive Analytics” und die „Single Source of Truth” sind bereits seit längerem auf der CFO-Agenda der meisten Unternehmen zu finden. Wenig überraschend konkretisieren sich daher immer häufiger Vorhaben im Zusammenhang mit der Harmonisierung der unternehmensweiten Datenbasis sowie der Implementierung zukunftsfähiger Software zu Planungs- und Steuerungszwecken. Neben den damit einhergehenden enormen Potenzialen zur Optimierung der Planung, der Budgetierung und des Forecasting führt die hohe Dynamik bei der (Weiter-)Entwicklung planungsspezifischer Software genauso wie die große Anzahl an potenziellen Providern allerdings bereits beim Auswahlprozess zu Herausforderungen. Die mitunter vielseitigen verschiedenen Software-Spezifikationen und die unterschiedlichen Angebotsmodelle der Anbieter erschweren eine transparente und möglichst optimale Entscheidungsfindung. Ein systematischer Überblick und die detaillierte Betrachtung der verfügbaren Tools sind jedoch unerlässlich, um insbesondere den unternehmensindividuellen technischen und funktionalen Anforderungen gerecht zu werden, finanzielle Fehlentscheidungen zu vermeiden und auch langfristig über eine adäquate Lösung zu verfügen.

Abbildung 1: Best Practice des Auswahlprozesses für Softwaretools im Rahmen der Planung

Bedarfsanalyse und Erstellung eines Anforderungskatalogs

Vor diesem Hintergrund ist zunächst eine sorgfältige Bedarfsanalyse wichtig, um darauf aufbauend eine präzise Definition aller relevanten technischen und funktionalen Anforderungen zu ermöglichen. In diesem Kontext haben Erkenntnisse aus vergangenen Umfragen gezeigt, dass viele Unternehmen bereits in diesem Stadium vermeidbare Fehler begehen, die die Auswahl einer passenden Software gefährden und zu Fehlinvestitionen führen. Um dem entgegenzuwirken, ist eine entscheidende Maßnahme der frühzeitige und klare Austausch mit dem Fachbereich, der IT und weiteren involvierten Stakeholdern zur Sammlung und Bewertung aller relevanten Kriterien. Ein in diesem Zusammenhang nützliches Hilfsmittel ist unser Kriterienkatalog, der Sie bei der Strukturierung Ihrer unternehmensspezifischen Anforderungen unterstützt und eine robuste Grundlage für Ihr Request for Proposal (RfP) schafft. In Bezug auf die Funktionalität ist zu diskutieren, inwieweit verschiedene Planungs- und Steuerungselemente wie Finanzplanung, Liquiditätsplanung, Cash Flow-Planung, CapEX-Planung, operative Planung, Forecasting, What-If-Szenarioanalysen, Reporting, Profitabilitätsanalysen, Konzernkonsolidierung oder Lösungen zu regulatorischen Anforderungen mit dem neuen System abgedeckt werden sollen. Daneben ist auch die Auseinandersetzung mit den Möglichkeiten von Predictive Analytics zielführend, anhand dessen die Planung und Steuerung proaktiver und zukunftsorientierter gestaltet werden kann. Zusätzlich zu den funktionalen Aspekten spielen weitere Punkte, wie die Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme, die Benutzerfreundlichkeit oder die Implementierungsdauer eine wesentliche Rolle. Hierdurch wird u.a. die Akzeptanz der Lösung und damit die tatsächliche Nutzung beeinflusst. Insgesamt spielt auch die Anpassungsfähigkeit und -geschwindigkeit der Lösung, beispielsweise bei neuen regulatorischen Anforderungen, eine bedeutende Rolle. Gleichwohl beeinflussen der Umfang und die Leistungsfähigkeit der Software deren Kostenstruktur, weshalb die Bedarfsanalyse auch auf die Vermeidung einer Überdimensionierung abzielt. Neben den Lizenzkosten sind dabei auch die Implementierungskosten sowie laufende Betriebskosten in die Entscheidungsfindung einzubeziehen.

Markt-Screening

Bei dem anschließenden Screening potenzieller Planungstools werden die am Markt verfügbaren Optionen ermittelt. In der Regel erfolgt ein Request for Information (RfI), über den allgemeinere Preis- und Leistungsinformationen von Software-Anbietern eingeholt werden. Hierbei lassen sich viele verschiedene Anbieter, teils mit mehreren, unterschiedlichen Software-Lösungen, finden. Bei den einzelnen Tools sind teilweise große Unterschiede, beispielsweise hinsichtlich der Bereitstellung der IT-Ressourcen, festzustellen. Einige Anbieter offerieren Cloud only-Lösungen, während andere Produkte eine Wahl zwischen Cloud- oder On-Premise-Nutzung oder alternativ auch die Anbindung an Drittanbieter-Datencenter zulassen. In Bezug auf den Funktionsumfang der Tools gestaltet sich ein Vergleich deutlich komplexer. So bieten einige der Provider ein Standard-Package mit grundlegenden Planungsfunktionen an, die, meist gegen eine Extragebühr, um Zusatzfunktionen erweitert werden können. Dies können beispielsweise Zusatztools im Zusammenhang mit Business Intelligence oder dem Financial bzw. Corporate Performance Management sein. Oft handelt es sich auch um die leistungsstarken Machine Learning-Engines für komplexe Analysen und/oder fortgeschrittene Prognosen, deren Zugang separat zu erwerben ist. Andere Anbieter versuchen mit einer möglichst integrierten Lösung zu punkten, bei denen nicht benötigte Applikationen ggfls. abgewählt werden können. Teilweise werden in Abhängigkeit des Funktionsumfangs, der erforderlichen Nutzerlizenzen und weiterer Aspekte auch mehrere Varianten, vergleichbar mit Basis-, Standard- und Premiumversionen, angeboten. In diesem Kontext stellt sich auch die Frage, ob mit der Einführung des neuen Tools ein zentralisierter oder dezentralisierter Ansatz verfolgt wird. So bietet eine zentralisierte Planung, die möglichst die gesamten Planungs- und Steuerungselemente in einem System vereinen soll, u.a. die Potenziale einer hohen Standardisierung, der abteilungsübergreifenden Etablierung von Best Practices und von Kosteneinsparungen. Mittels eines dezentralisierten Ansatzes hingegen lässt sich tendenziell eine schnellere und aufgrund einer stärkeren lokalen Informationsbasis bessere Entscheidungsfindung realisieren.

Um in dieser Fülle an Informationen eine zielgerichtete Markteingrenzung vorzunehmen, dienen u.a. Studien und Erfahrungsberichte, beispielsweise von Gartner (z.B. Market Guide for Cloud Extended Planning and Analysis (2024) Solutions) oder des BARC (BARC Score (2024) Integrated Planning & Analytics (IP&A)), als hilfreiche Anhaltspunkte. In Abgleich mit dem zuvor erarbeiteten Anforderungskatalog dienen diese Informationen zur weiteren Eingrenzung mit dem Ergebnis einer Shortlist. Allerdings sorgen die vor Angebotsaufforderung teilweise nicht genau abschätzbaren Implementierungs- und Betriebskosten der verschiedenen Software-Lösungen gemeinsam mit einer gewissen Unsicherheit über die tatsächliche Praxiseignung der Planungstools dafür, dass der Anforderungskatalog i.d.R. nicht ohne weiteres zuverlässig und vollständig abgehandelt werden kann. Als logische Konsequenz folgt zum einen die Zusendung des Katalogs an die Auswahl der vielversprechendsten Anbieter im Rahmen eines Request for Proposal (RfP). Zum anderen ist die Aufforderung zur Erstellung einer Demo bzgl. eines vorgegebenen unternehmensspezifischen, realistischen Use Case zu empfehlen.

Beauty-Contest

Zusätzlich zu den von den Providern eingereichten Dokumenten des RfPs findet im Rahmen eines sog. Beauty-Contests die Live-Präsentation der Demo statt. Mit diesem Schritt lassen sich erste Eindrücke zur Funktionalität der Produkte sammeln, bewerten und anschließend vergleichen. Hiermit wird ein realistischerer Blick auf die tatsächliche Anwendung in einem praxisnahen Betriebsumfeld ermöglicht. Je nach Beispiel-Use Case gibt eine derartige Betrachtung beispielsweise Aufschluss über die einfache und eigenständige Anwendung der Lösung durch den Fachbereich sowie die Frage, inwieweit tiefgreifende IT- oder Statistik-Expertise benötigt wird. Häufig werden auf der Basis der gesammelten Erkenntnisse vorherige interne Einschätzungen und eigene Angaben der Provider hinsichtlich der Festlegung auf eine Lösung angepasst. Somit wird das Risiko, eine unpassende Software anzuschaffen und finanzielle Fehlentscheidungen zu treffen, weiter reduziert.

Auswahl und Implementierung

Nach der Festlegung auf den vielversprechendsten Kandidaten des Auswahlprozesses und der Vereinbarung vertraglicher Formalitäten erfolgt die Vorbereitung eines Implementierungsprojektes mit Festlegung der Projektziele sowie der Budget-, Ressourcen- und Meilensteinplanung. Der Übergang vom alten zum neuen System kann dabei trotz einer akribischen Planung mit teils unerwarteten Herausforderungen, beispielsweise bei der Datenmigration, der Integration mit bestehenden Systemen oder der Benutzerakzeptanz, verbunden sein. Auch eine Überprüfung der Leistung des Tools nach der Implementierung sowie nachträgliche Optimierungen und Anpassungen spielen eine wesentliche Rolle, um den Betrieb der neuen Lösung erfolgreich zu gestalten.

Insgesamt ist festzuhalten, dass sowohl die Auswahl als auch die Implementierung eines neuen Planungstools mit einigen Herausforderungen verbunden sind und daher bedacht angegangen werden müssen, um in der Vielzahl an Möglichkeiten eine auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche zugeschnittene, zukunftsfähige Lösung zu finden und Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Finbridge als Ihr Partner bei der Auswahl und Einführung von State of the Art Planungstools für Planung, Budgetierung und Forecasting

Haben Sie Fragen zu den einzelnen Prozessschritten der Software-Auswahl und der Implementierung oder benötigen Sie hierbei Unterstützung? Profitieren Sie schon vor Projektstart von unserem Wissen. Unsere Experten unterstützen Sie gerne mit ihrem Know-how bei Vor- und Klärungsgesprächen, der Strukturierung Ihrer unternehmensspezifischen Anforderungen durch unseren Kriterienkatalog sowie der Planung und Umsetzung bzgl. der Auswahl und Implementierung Ihrer neuen Planungssoftware.